La auditoría es un proceso sistemático de análisis para certificar que los saldos presentes en los registros contables y los estados financieros son fieles a la realidad económica de la empresa, además, también se puede enfocar en verificar cómo se gasta el dinero la empresa e inspeccionar los mecanismos de la empresa para identificar si los controles internos son lo suficientemente adecuados para detectar o prevenir fraudes.
Para llegar a estas conclusiones, el papel de los auditores es mapear absolutamente todos los procesos financieros de cada departamento de la empresa, además de entender el origen y el destino de cada peso que pasó por la empresa.
Esto significa analizar las transferencias bancarias, los pagos a proveedores, los salarios, las compras, los pagos de dividendos, las multas y otros.
Puntos clave en el desarrollo de una auditoría
Esta auditoría puede ser desarrollada por un auditor externo o interno, y dependiendo del caso, el procedimiento puede cambiar, aunque, los siguientes puntos no deberían ser distintos.
Definir los objetivos para no perder el tiempo
Antes de iniciar una auditoría, es necesario dejar claro a todos los implicados cuáles son los principales objetivos de este proceso, esto se debe a que hay múltiples posibilidades y se puede evitar perder tiempo innecesariamente.
Con una auditoría se puede:
- Comprobar los saldos en los extractos bancarios, en el registro de caja y en el libro mayor para saber si los importes allí presentes corresponden con la realidad.
- Comprobar si el efectivo disponible, las inversiones financieras y los depósitos bancarios se utilizan correctamente.
- Verificar que los controles internos del departamento financiero son lo suficientemente seguros como para reducir la posibilidad de desviaciones o fraudes.
- Evaluar los estados financieros con el fin de evidencia posibles falencias.
Una vez definidos claramente los objetivos junto con los responsables de la auditoría, es el momento de poner en práctica el plan, estos son algunos de los pasos clave que hay que seguir.
Trazar los procesos
Todas las actividades que pasan por las manos del departamento de finanzas deben ser mapeadas antes de ser analizadas, hay que comprobar la cartera, el pago a proveedores y empleados, las transferencias bancarias y cualquier otro movimiento financiero que se produzca.
En este sentido, no es necesario tener una auditoría externa, este procedimiento puede ser realizado por un directivo o empleado interno y sirve para facilitar el trabajo de auditoría, es el primer paso que hay que dar.
Identificar los riesgos
Una vez que se conozca en detalle lo que ocurre en cada uno de los procesos, se podrá averiguar cuáles son los riesgos inherentes a cada uno de ellos, interrogar a los implicados o simplemente evaluar el flujo, son formas de identificar posibles fallos y mejorar los procesos.
Identificar los controles internos
Los riesgos son inherentes a cada uno de los procesos y siempre depende del responsable actuar para que sean los menores posibles. Por eso, una vez trazados los procesos e identificados los riesgos, hay que evaluar qué se está haciendo para evitar problemas.
Son los controles internos los que permiten al administrador minimizar los posibles daños, por ejemplo, en las empresas mal organizadas es habitual que se produzcan pagos duplicados en algún momento, o incluso que los pagos se realicen un día después de la fecha de vencimiento, generando multas e intereses innecesarios para la empresa.
Probar la seguridad de los controles internos
Si en el paso anterior ha encontrado problemas, será necesario tomar medidas para acabar con ellos, los nuevos procedimientos deben ser probados para que, de hecho, se verifique que son más seguros, además, muchas empresas quieren dejar menos espacio para posibles fraudes y malversaciones.
Si la empresa realiza reembolsos tras la presentación de una factura, por ejemplo, se podría asignar un importe máximo o exigir solo proveedores certificados en la aceptación.
Analizar los resultados
Todo lo que señala la auditoría y que necesita ser mejorado debe tener su respectiva consideración, no tiene sentido identificar los problemas y descubrir dónde están los errores sin actuar para minimizarlos.
La idea es analizar los resultados, es decir, averiguar si las nuevas metodologías aplicadas han sido suficientes para reducir los errores o hacer más seguros los procesos, se trata de una acción continua y no termina simplemente cuando termina la auditoría.
