La cuenta de cobro es un documento que emite una persona a otra persona o entidad, con el fin de solicitar que le sea cancelado un valor que le adeudan por la realización de un trabajo u otros motivos comerciales o de servicios.
Hay que tener en cuenta que este documento no es válido como soporte ante la Dian, y por ende en el caso de que una persona no este obligada a facturar y emita una cuenta de cobro, la persona que la reciba adicionalmente deberá realizar un documento equivalente.
Este documento se encuentra reglamentado en el código civil, artículo 666.
Reconocimiento
La cuenta de cobro no es un título valor, esto quiere decir que no presta merito ejecutivo, por ende, no se podrá usar como medio para reclamar o cobrar de manera judicial el valor que el documento contempla, para estos casos se debe presentar otro documento que soporte el servicio prestado o el producto vendido, como bien podrían ser contratos o facturas de venta.
Cuenta de cobro como soporte contable y fiscal
Como bien se mencionó anteriormente, la cuenta de cobro no es un soporte valido a nivel fiscal por sí sola, dentro de una contabilidad puede servir como control, pero esto no significa que las entidades de inspección y vigilancia la consideren como soporte fiel a las transacciones de la empresa.
¿Qué se debe hacer para que la cuenta de cobro sea válida?
Para que el documento tenga una validez solida frente a la Dian y otras entidades a nivel jurídico, debe estar acompañada del documento equivalente a la factura, el cual es un soporte que debe realizar el comprador, este documento debe contar con todas las características que se establecen en el artículo 771-2 del estatuto tributario.
Otro documento que debe acompañar la cuenta de cobro y el documento equivalente es el RUT de la persona que presta el servicio, siempre se debe solicitar este documento a una persona con la que se realicen actividades comerciales, por otro lado es necesario aclarar que estas formalidades deben realizarse cuando el que adquiere el servicio o el bien, es un responsable de IVA, de lo contrario no estará obligado a realizar documento equivalente ni a solicitar al RUT.
Tenga en cuenta que si una persona está obligada a facturar, no se podrá elaborar un documento equivalente a favor de esta misma, obligatoriamente deberá expedir la respectiva factura, pues el documento equivalente no tendrá validez alguna.
¿Cómo hacer una cuenta de cobro?
Este documento no tiene una estructura obligatoria, es decir que realmente la persona puede puede crear el diseño que desee, pero hay datos que debería contener como lo son:
- El título que la identifique como cuenta de cobro.
- La empresa contratante.
- El contratista y su identificación.
- El valor del trabajo realizado.
- Descripción de los trabajos realizados.
- Firma y datos de contacto del contratista.
Para una mejor comprensión ponemos a su disposición un formato.
Formato de cuenta de cobro
La siguiente es una plantilla, la cual puede servir de ejemplo para que conozca como hacer una cuenta de cobro, o simplemente puede cambiar los datos que considere necesarios para ajustarla a sus necesidades.
Cuenta de cobro
La empresa: Jugos de Bogotá
Con NIT: 900.249.14x
DEBE A:
JULIO RAMOS BARRETO
C.C 1.110.497.8XX de Ibagué
LA SUMA DE:
TRESCIENTOS MIL PESOS ($ 300.000)
Lo anterior por los conceptos de:
- Reparación de maquinaria.
- Mantenimiento de ejes.
JULIO RAMOS BARRETO
C.C 1.110.497.8XX de Ibagué
Cel: 320 48195xx
Dirección: manzana L casa 10 Brr Inem
Formato de cuenta de cobro elaborado por Dianhoy.com
