Los agentes de retención deben presentar mensualmente la declaración de retención en la fuente bajo el formulario 350 dispuesto por la DIAN, en este formato deberá reportar las bases sujetas a retención y los montos retenidos por los distintos conceptos que existen, a diferencia de otras declaraciones tributarias, la declaración de retención en la fuente solo debe ser presentada cuando se practiquen retenciones en un periodo, de lo contrario no debe ser presentada en cero.
Obligados a presentar la declaración de retención en la fuente
Los contribuyentes que tengan la calidad de agentes de retención son las personas obligadas a presentar la declaración de retención en la fuente, cabe resaltar que dentro de la declaración se deben incluir tanto las retenciones a título de renta como a título de IVA.
Los agentes de retención que dispongan de sucursales deberán realizar una consolidación de las retenciones practicadas, para así presentar la declaración de retención en la fuente.
¿Quiénes son agentes de retención?
En general, los agentes de retención son todas las personas naturales o jurídicas que debido a disposiciones legales deben retener un monto sobre el valor de las compras que realicen, los agentes de retención del impuesto de renta, según el artículo 368 del E.T., son:
- Todas las personas jurídicas.
- Las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que en el año anterior su patrimonio o ingresos sean superiores a 30.000 UVT.
Por otro lado, las personas naturales y jurídicas que son agentes de retención en el impuesto a las ventas se encuentran estipulados en el artículo 437-2 del Estatuto Tributario.
Presentación de la declaración de retención en la fuente sin pago
La declaración de retención en la fuente se debe presentar obligatoriamente con la totalidad del pago, no existe la posibilidad de presentarla y luego pagar, en el caso de presentarse sin pago no tendrá ningún efecto legal, es decir, será ineficaz.
Así mismo, cuando la declaración se presente de manera extemporánea se deberá pagar la totalidad de las acreencias que implica el presentar de manera extemporánea una declaración tributaria, como lo es la sanción por extemporaneidad y los intereses moratorios.
Contenido de la declaración de retención en la fuente
Según el artículo 606 del estatuto tributario, esta declaración debe contener como mínimo los siguientes campos:
- El formulario diligenciado de manera correcta.
- Los datos necesarios para que el agente retenedor pueda ser identificado y ubicado.
- Los valores retenidos por cada concepto y las sanciones si existieran.
- La firma del declarante o quien corresponda.
- La firma del revisor fiscal si se encuentra obligado a tenerlo.
Las empresas que posean ingresos brutos o un patrimonio bruto en el año anterior, mayor a 100.000 UVT, deberán presentar la declaración firmada por el contador público que se encuentre vinculado laboralmente.
Firmeza de la declaración de retención en la fuente
La declaración de retención queda en firme a los tres años contados a partir de la fecha que se tiene como plazo para su presentación o desde la fecha en que se presente cuando se haga de manera extemporánea, pero también se debe considerar que, hasta que la declaración de renta del mismo periodo quede en firme, las declaraciones de retención en la fuente también lo estarán, teniendo en cuenta que una declaración depende de la otra.
