La DIAN dispone para todas las personas naturales y jurídicas el servicio de facturación electrónica gratis, el cual es un software desarrollado por la entidad que permite generar y recibir documentación electrónica relacionada con esta obligación que recae sobre algunas empresas en Colombia.
Es necesario tener en cuenta que las personas que no están obligadas a facturar electrónicamente también lo podrán hacer de manera voluntaria, y de esta manera podrán hacer uso del software de facturación electrónica gratuita de la DIAN.
Cada actividad económica tiene una fecha establecida para empezar con la facturación electrónica obligatoria, el calendario puede ser descargado desde este enlace.
Características y beneficios de la facturación electrónica gratuita
El sistema de la DIAN le da acceso a los usuarios para que puedan generar de manera libre e ilimitada facturas electrónicas, notas débido y notas crédito, también se brinda la opción de descargar estos documentos si la persona lo requiere.
Algunos beneficios que se resaltan de este software son:
- Permite exportación en formato XML.
- Permite generar un código QR donde el comprador podrá obtener su factura.
- Se cuenta con un certificado gratuito de firma digital.
- Puede ser usado desde cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet.
- No tiene límite de recepción, ni generación de documentos electrónicos.
- Las consultas de documentos también son ilimitadas.
Requisitos para poder iniciar con la facturación electrónica gratuita
Para iniciar con el proceso de facturación electrónica gratuita, es necesario cumplir con tres requisitos que son básicos:
- Tener el RUT actualizados.
- Tener una cuenta registrada en el MUISCA.
- Tener el certificado de firma digital.
Pasos para obtener la facturación electrónica gratuita de la DIAN
Para poder empezar a usar el sistema de facturación gratuito de la DIAN, será necesario atravesar por cuatro procesos, los cuales enseñaremos a continuación:
1. Registro en el sistema de facturación
Inicialmente será necesario realizar el registro en la plataforma de la DIAN, mediante los siguientes pasos:
Ingrese a la página de la DIAN por medio de este enlace y seleccione la opción empresa si es persona jurídica o persona si es natural, finalmente, haga clic sobre el botón entrar.
En el correo registrado en el RUT, recibirá la ruta de acceso, por consiguiente será necesario abrir el correo y hacer clic sobre la URL que lo llevará al formulario de inscripción.
Una vez dentro de la plataforma, deberá dirigirse a la opción Participantes que se encuentra en el panel izquierdo, al hacer clic sobre el enlace se desplegará una nueva opción llamada Facturador, ingrese a ella.
A continuación, llene el formulario con la información solicitada, recuerde que todos los datos deben ser correctos para evitar problemas con la facturación electrónica, luego haga clic sobre el botón Registrar.
Realice nuevamente todos los pasos para llegar al formulario, esta vez la opción que encontrará será Configurar Modo de Operación, seleccione Software gratuito y por último haga clic sobre el botón Adicionar.
Automáticamente se generarán unos rangos de facturas de prueba, que podrán ser vistos en la parte inferior de la pantalla.
2. Proceso de habilitación de la facturación electrónica gratuita
Una vez realizado el registro, será necesario configurar el software, con el fin de realizar el set de pruebas y de paso familiarizarse con la plataforma, en este caso, deberá hacer uso de las siguientes opciones:
Modificar las opciones básicas
Estando dentro de la plataforma, haga clic sobre el botón inicio y luego Modificar, el cual se encuentra en la parte inferior, en esta opción podrá editar la información general de la empresa y adjuntar un logo.
Menús y funciones
En el menú superior encontrará las siguientes opciones:
- Facturación: En esta sección podrá generar facturas, notas crédito o débito.
- Documentos: Aquí se consultar los documentos generados y recibidos.
- Configuración: En esta sección se podrá solicitar o adjuntar el certificado de firma digital, gestionar los clientes y productos, por último, también se pueden agregar los rangos de numeración autorizados.
- Plantillas: Esta es una nueva opción de la plataforma, le recomendamos leer nuestro artículo que habla más a fondo del tema.
Será necesario que haga uso de las opciones crear clientes y productos o servicios, este proceso no es posible llevarlo a cabo de manera masiva y por ende será necesario que cree ítem por ítem, también será necesario crear una factura de prueba.
Solicitar y adjuntar el certificado de firma digital
Para solicitar el certificado de firma digital del sistema de facturación gratuito de la DIAN, debe hacer uso de la opción Configuración y Certificados digitales, allí encontrará un botón con el nombre de Solicitar certificado gratuito, llene el formulario de solicitud con todos los datos reales.
La solicitud será enviada y deberá esperar la respuesta, puede consultar el estado del trámite con el código que le brindará la plataforma.
Cuando obtenga el certificado de firma digital lo podrá adicionar en la misma ruta que realizó la solicitud, pero ahora deberá seleccionar la opción Adicionar certificado, aunque, generalmente se carga de manera automática al ser aprobado.
Cuando haga uso de todas estas opciones se debe presentar el set de pruebas, al finalizarlo obtendrá el estado habilitado en la plataforma y de manera automática se registrará la responsabilidad 52 en el RUT, correspondiente a facturadores electrónicos.
3. Autorización de numeración
El proceso de solicitud de rangos de numeración se debe realizar desde la plataforma de la DIAN MUISCA, ingresando con el usuario y contraseña, luego deberá:
- Seleccionar la opción numeración de facturación en el costado derecho de la pantalla.
- Seleccionar la opción Solicitar numeración de facturación.
- Llenar el formulario con la información solicitada, recuerde que si ya tiene una numeración debe ingresar desde que número va a iniciar.
- Marcar como definitiva la solicitud y firmar electrónicamente el documento.
- Ahora deberá firmar el formulario 1876 que se genera y de esta manera se finalizará con el procedimiento.
El proceso también se debe repetir para solicitar la numeración de contingencia de factura electrónica.
4. Asociar los prefijos de numeración con el sistema gratuito
Ahora deberá ingresar nuevamente al sistema de facturación gratuito, y seleccionar la opción asociación de prefijos en el panel izquierdo, seleccione en la opción proveedor de software; Software DIAN y luego el prefijo que fue asignado.
Asignación de rangos
El paso a seguir es asignar los rangos de los documentos nota crédito y débito, en la opción de configuración y luego en rangos de numeración.
¿Cómo empezar a facturar?
Se podrá empezar a usar la facturación electrónica gratuita de la DIAN, una vez se completen la totalidad de los pasos señalados anteriormente, no podrá faltar ningún paso o de lo contrario el sistema podría no dejar generar las facturas, o las facturas que se generen podrían tener errores.
Para empezar debe dirigirse a la opción Facturación y luego en Factura de venta, donde se encontrará con los datos requeridos para facturar, es necesario que ya existan productos y servicios para que puedan ser incluidos dentro de la factura y seguir con el proceso.
Al terminar de registrar la información de la factura, en la parte inferior va a ver reflejados los valores del producto e impuestos, deberá hacer clic en previsualizar, si la información es correcta, haga uso de la opción firmar y guardar, será enviada vía correo electrónico en un archivo XML junto con la representación gráfica.
Las notas débito y crédito se realizan de la misma manera, pero se debe tener en cuenta la información de la factura con la cual se va a cruzar la información de estos dos documentos.
