La nota crédito cumple un papel fundamental dentro de la contabilidad, contribuyendo con el orden y control dentro de la empresa, su principal funcionalidad es la de descontar un valor a una factura ya generada, de esta manera las facturas que posean errores no deberán ser anuladas, solo se deberán corregir con una nota de crédito, por ejemplo, en el caso de que se facturen 10 productos y tan solo era 8 los vendidos, una nota crédito se utilizaría para restar los 2 productos facturados de más.
Las situaciones en las cuales se puede usar este documento no solo se limitan a un error de la facturación, también puede ser por:
- Devoluciones de productos vendidos.
- Aplicación de descuentos.
- El cliente no pagará la factura.
- Diferencias entre el valor real y lo cobrado.
En todos los casos la nota de crédito disminuye el valor de la factura generada a un cliente, con el fin de actualizar su información según la situación específica que se presente.
💡Para tener en cuenta
Se puede generar más de una nota de crédito a una factura, si posterior a la emisión de la primera nota de crédito sobre una factura existe un motivo para realizar una segunda o más notas crédito, se podrán realizar sin ningún problema.
¿Cuál es el proceso de emisión de una nota crédito?
Al momento de realizar la nota, se debe expedir una copia para el cliente al que se le genera, anexando la factura a la cual se le aplica el descuento, la nota crédito podría incluir la devolución del dinero por el monto que se efectúa, sí el cliente ya canceló el total de la factura, pero también existe la posibilidad de llegar a otros acuerdos, como por ejemplo, descontar el saldo a otra factura.
¿Qué debe contener una nota de crédito?
Dentro del marco legal de este documento, se deben presentar los siguientes datos para su validez:
- Número, código o identificación de la factura a la cual se le aplica el descuento.
- Fecha de emisión.
- Concepto de por qué se realiza la nota.
- Valor que se devuelve, desglosando los impuestos y las cantidades de productos.
- Datos del cliente al que se le genera la nota “iguales a los que se encuentran en la factura”.
- Datos de la empresa que emite la nota.
Es necesario que todos los datos concuerden con la factura que se pretende corregir, tanto en conceptos, valores e información del cliente.
¿Qué sucede con la nota de crédito cuando se factura electrónicamente?
En el caso de las personas o empresas que se encuentren obligadas a emitir facturación electrónica, la nota crédito también se deberá generar en el formato electrónico de tipo XML y adicional a ello se deberá entregar la copia de la nota de la misma manera en la que se entregó la factura.
Por obligación la nota crédito debe ser enviada a la DIAN, de acuerdo a la facturación electrónica.
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Nota crédito en las conciliaciones bancarias
Una confusión que se puede presentar en las conciliaciones bancarias, es la interpretación de las notas crédito que se encuentran dentro de los extractos bancarios, en este caso, cuando el banco emite una nota crédito que se evidencia en los extractos, es un ingreso para la empresa, una devolución de dinero por parte del banco, más no es un dinero que sale del banco de la empresa.
Formato de nota crédito
El siguiente es un modelo o plantilla que podrá ser descarga en Excel o si lo desea puede descargar la imagen que se muestra a continuación para imprimirla y llenarla.
