Los papeles de trabajo del revisor fiscal son el soporte de toda la labor realizada y evidencia recolectada durante la ejecución de su trabajo, como lo podrían ser actas, plantillas, soportes contables, etc., además, allí se encontrarán los procedimientos que se siguieron, los resultados y conclusiones a las que se llegaron.
Toda la información contenida dentro de los papeles de trabajo se considera como la base o fundamento del dictamen del revisor fiscal, en cuanto a la regulación de esta herramienta del revisor fiscal se encuentran la NIA 230, donde se indica que se debe elaborar una documentación de los procedimientos y la evidencia obtenida, aunque, dicha obligación se fundamentó desde un inicio en el artículo 9 de la ley 43 de 1990 al indicar que el contador público debe dejar pruebas sobre sus tareas realizadas.
Contenidos del artículo
Objetivo e importancia de los papeles de trabajo
Como objetivo principal los papeles de trabajo del revisor fiscal buscan brindar una garantía de que las labores realizadas se hicieron siguiendo las normas de auditoría generalmente aceptadas, además, estos documentos también buscan:
- Facilitar la elaboración del dictamen.
- Brindar una explicación clara sobre las opiniones y conclusiones que se encuentran resumidas dentro del dictamen.
- Ayudar a la planificación del trabajo de auditoría.
- Servir como base para futuras revisiones.
- Dar cumplimiento a las disposiciones legales.
Los papeles de trabajo tienen la característica de ser un soporte completo cuando evidencian claramente la información significativa contenida en los registros, las técnicas de comprobación que se usaron y la evidencia requerida para que se forme una opinión y la elaboración del informe.
Naturaleza, confidencialidad y propiedad de los papeles de trabajo
Estos son tres aspectos que debe tener en cuenta tanto el revisor fiscal como los directivos de la empresa auditada:
Naturaleza
Los papeles de trabajo son un requerimiento más que legal, profesional para el revisor fiscal, los cuales son elaborados dependiendo de las circunstancias o entidad auditada, existen algunos papeles de trabajo estándar que son útiles en la mayoría de casos y que pueden ayudar al desempeño más eficaz de la labor de auditoría, así mismo, la información que se incorpora como papel de trabajo debe antes responder a las siguientes preguntas:
- ¿Es relevante la información para el trabajo de auditoría?
- ¿La información podría ser presentada de una mejor manera?
- ¿Sería necesaria información adicional para una mejor comprensión?
Confidencialidad
Así como los registros contables son la base para elaborar los estados financieros y, por ende, son su respaldo, los papeles de trabajo son la base para la preparación del informe que el revisor fiscal elabora con relación a esos mismos estados financieros.
Una empresa revela su información financiera por medio de los estados financieros elaborados, lo cual no se hace por medio de los registros y libros de contabilidad, así mismo, el informe del revisor fiscal es una herramienta que cumple con la función de informar y, por ende, no se revela información de carácter confidencial a no ser que sea autorizada.
Propiedad
Los papeles de trabajo le pertenecen al revisor fiscal, puesto que fue la persona que los elaboró y hacen parte de las pruebas que él mismo recolectó, pero es necesario resaltar que al tratarse de documentos que contienen información confidencial de la empresa, el revisor deberá mantener discreción sobre su uso.
En otras palabras, aunque le pertenezcan al revisor fiscal este no podrá divulgarlos bajo ninguna circunstancia a no ser que sea por autorización de la empresa o de las autoridades pertinentes.
Tipos de papeles de trabajo del revisor fiscal
Los papeles de trabajo se clasifican en dos tipos:
Por su uso:
Los papeles de trabajo pueden tener la característica de ser útiles para distintas auditorías o varias fases de una misma, considerándose útiles casi de manera permanente, por lo cual deben ser archivados en un expediente especial, a estos papeles de trabajo se le reconocen como papeles de uso continuo.
Por otro lado, también se encuentran los papeles de trabajo de uso temporal, los cuales a diferencia de los anteriores solo son útiles durante un periodo o una fase específica de la auditoría, por lo cual no tendrán un uso continuo y no es aconsejable agruparlos con los documentos de uso continuo.
Por su contenido
Los papeles de trabajo pueden ser muy variados dependiendo de la empresa auditada o hasta de las circunstancias en las que se haga, pero existen papeles que podrían tener una estructura más o menos definida, entendido esto, los papeles se podrán clasificar de acuerdo a la fase de la auditoría que podría ser planificación o ejecución del trabajo, entre los que se incluyen:
- Planificación de auditoria.
- Hojas de trabajo.
- Cédulas sumarias o de resumen.
- Cédulas de detalle.
- Cédulas narrativas.
- Cédulas de hallazgos.
- Cédulas de notas.
- Cédulas de marcas.
Adicionalmente se encuentran los papeles de trabajo elaborados o proporcionados por el área auditada, entre los que se encuentran:
- Estados financieros.
- Conciliaciones bancarias.
- Manuales.
- Organigramas.
- Planes de trabajo.
- Programación de actividades.
- Informes de labores.
También se encuentran los papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes, los cuales son los documentos elaborados u obtenidos de fuentes independientes al área auditada, dentro de los que se encuentran:
- Confirmaciones de saldos.
- Interpretaciones auténticas y normativa publicada.
- Decretos de creación de unidades.
- Opiniones Jurídicas.
- Opiniones Técnicas.
Las cédulas de auditoría se pueden considerar de dos tipos:
- Tradicionales.
- Eventuales.
Por último, se encuentran las tradicionales o básicas, las cuales tienen una nomenclatura fija, entre estas se incluyen:
- Cédulas sumarias: Son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.
- Cédulas analíticas: En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.
Contenido mínimo de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo del revisor fiscal deberán contener como mínimo lo siguiente:
- Evidencia de los estados financieros e información contable sobre la cual se va a dar la opinión.
- Listados de los activos y pasivos de la organización, la forma en que el revisor fiscal evidenció su existencia y como fueron valorados.
- Un análisis detallado de las cuentas de ingresos y gastos incluidos dentro de los estados financieros.
- Una prueba de que la auditoría fue ejecutada, supervisada, revisada.
- Pruebas del análisis del control interno y el grado de confianza del mismo, adicionando el análisis de las posibles definiciones o desviaciones en el sistema.
- Un anexo de los percances con los que se ha encontrado y sus posibles soluciones.
- Dictamen del revisor fiscal
- Cierre del archivo.
Así mismo, hay restricciones en cuanto al contenido de los papeles de trabajo, por ejemplo, no ser una copia de la contabilidad, de los estados financieros o de una auditoría anterior.
Estructura general de los papeles de trabajo
A modo general los papeles de trabajo deberán obedecer a la siguiente estructura:
- Nombre de la empresa auditada y las áreas revisadas.
- Periodo que comprende el informe.
- La identificación de la persona encargada de elaborar la cédula y demás responsables sobre la misma.
- Fecha de elaboración de la cédula.
- Un sistema de referenciado fácilmente comprensible.
- Cruce de la información señalando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan.
- Las marcas de auditoría con sus correspondientes explicaciones.
- Fuentes de donde se obtuvo la información.
- Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cédula, donde la analítica debe concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobación.
Marcas de auditoría
Para facilitar el trabajo y comprensión de los papeles de trabajo, se usan marcas que tinen algunos significados, por ejemplo, una marca puede significar que se ha revisado un documento o que se ha verificado una fuente, esto se usa muy comúnmente, puesto que siempre se encuentran trabajos repetitivos.
Algunos ejemplos de marcas de auditoría usados en los papeles de trabajo del auditor pueden ser √ Saldo según libros o √√ Sumado.
