En términos generales el prorrateo del IVA consiste en determinar si una parte del IVA pagado se puede considerar como IVA descontable o como un gasto, cuando no se puede designar la utilización que se le dio a la compra.
Dentro de la declaración de IVA el contribuyente deberá descontar el IVA que haya pagado por productos o servicios necesarios para generar los ingresos por operaciones gravadas y exentas del impuesto.
En el caso de las compras gravadas con el IVA, las cuales se destinen a la generación de ingresos de bienes o servicios que estén excluidos del IVA, no se puede como IVA descontable dentro de la declaración de renta, puesto esto podría conllevar a que se genere un saldo a favor improcedente, de modo que en el caso del IVA que pertenezca a este tipo de operaciones, deberá considerarse como un mayor valor de la compra.
Bajo la condición anterior, nace una responsabilidad para los contribuyentes de separar las compras que son destinadas a operaciones generadoras de ingresos gravados con el IVA o exentos, de los que son excluidos, lo cual puede ser difícil para algunas empresas en donde la adquisición y asignación de bienes y servicios es indiferente a la categoría del IVA que le corresponde, debiendo así llevar a cabo un prorrateo del IVA para asignar la proporción de IVA a la actividad correspondiente el cual sería descontable y determinar el IVA que será tratado como mayor valor de la compra.
Cabe resaltar que el prorrateo del IVA solo se debe llevar a cabo cuando un contribuyente no puede determinar claramente la distribución del IVA pagado a los ingresos gravados, exentos y excluidos.
¿Cómo se debe efectuar y contabilizar el prorrateo del IVA?
Inicialmente el contribuyente deberá tener claro cuál es el IVA que pagó y que debe prorratear al no poder determinar el tratamiento que se le debe dar, una vez hecho esto el contribuyente podrá clasificar dicho monto dentro de una cuenta transitoria en el crédito para proceder con el prorrateo del IVA.
El siguiente paso consiste en determinar la proporción de los ingresos que corresponden a ventas gravabas, exentas y excluidas.
Teniendo la proporción de las ventas se podrá realizar el prorrateo asignando dichas proporciones a la totalidad de la cuenta del IVA transitorio, por lo cual se obtendrá la parte que corresponde a las operaciones gravadas y, exentas y se asignará el porcentaje correspondiente al IVA que debe ser tratado como gastos.
Cuando culmine esta operación el contribuyente pasaría al último paso, el cual consiste en dejar la cuenta transitoria en cero teniendo en cuenta el resultado del prorrateo, la parte que corresponda a operaciones gravadas y exentas deberá contabilizarse como un IVA descontable en el débito, mientras que el restante será un gasto débito.
Ejemplo de prorrateo del IVA
Una empresa presenta las siguientes ventas durante el periodo gravable x:
- Ventas de bienes gravados: $220.000.000 más el IVA de $41.800.000
- Ventas exentas: $60.000.000.
- Ventas excluidas: $30.000.000.
Del IVA pagado, la empresa cuenta con $13.000.000 que no puede atribuir a una sola operación, por lo cual no es posible distinguir si se debe considerar como IVA descontable o como gasto.
Se contabilizaron los $13.000.000 para proceder con el prorrateo:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| IVA | $13.000.000 | |
| IVA transitorio | $13.000.000 |
Prorrateo del IVA
Conociendo los datos anteriores, el contribuyente podrá iniciar el proceso determinado la proporción de los ingresos de la siguiente manera:
- Total ingresos: $310.000.000
- Ingresos gravados: 71%
- Ingresos exentos: 19%.
- Ingresos excluidos: 10%.
Teniendo en cuenta que el total del IVA que se debe prorratear son $13.000.000, la distribución sería la siguiente:
- IVA por ingresos gravados: 13.000.000*71% = $9.230.000.
- IVA por ingresos exentos: 13.000.000*19% = $2.470.000.
- IVA por ingresos excluidos: 13.000.000*10% = $1.300.000.
De este modo ya se sabe que $1.300.000 deberán ser tratados como gasto y el restante como IVA descontable, la contabilización sería:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| IVA transitorio | $13.000.000 | |
| IVA descontable | $11.700.000 | |
| Gasto | $1.300.000 |
