Una actividad que se debe realizar en cada periodo de liquidación de la nómina es la provisión de las prestaciones sociales de cada uno de los empleados, incluyendo la prima de servicios, el auxilio de cesantías, intereses sobre las cesantías y, adicionalmente, las vacaciones.
La finalidad de la provisión de la nómina es que el empleador vaya reconociendo al valor de la cuenta por pagar a favor de sus empleados, por concepto de las prestaciones sociales que se van causando, puesto que, aunque el empleador no debe cancelar las prestaciones cada mes, si debe reconocer tal obligación dentro de su contabilidad con el fin de demostrar la realidad económica de la empresa y, así mismo, tener mayor control sobre sus cuentas.
Porcentaje de cada concepto en la provisión de nómina
Las prestaciones sociales se deberán provisionar con un porcentaje correspondiente a cada concepto, de este modo se garantiza que en cada periodo de nómina el empleador dispone del monto necesario para hacer frente a sus obligaciones con los empleados, en este sentido, los porcentajes que aplican en cada caso son:
- Prima de servicios: 8.33%
- Cesantías: 8.33%
- Intereses sobre las cesantías: 12%
- Vacaciones: 4.17%
Cada porcentaje corresponde al dinero que tendría que recibir el empleado por cada concepto dentro de un periodo de nómina con base a su salario. Los porcentajes surgen de dividir el 100% de un salario en los 12 meses del año, teniendo en cuenta la normatividad que aplica en cada caso.
Por ejemplo, la prima de servicios es una prestación a la que tiene derecho todo empleado, por cada año de servicio el empleado recibe un 100% de su salario, lo que sería mensualmente el 100% del salario dividido en 12 meses, que es igual a 8.33%, lo mismo sucede con las cesantías.
En el caso de las vacaciones, estas corresponden a 15 días de salario por un año de servicio, lo que sería igual a la mitad de la prima y las cesantías, 8.33/2 = 4.17%.
Ejemplo del cálculo de la provisión de nómina
Suponiendo que un empleado devenga un salario de $1.000.000 al mes, cada periodo de nómina el empleado debería realizar la siguiente operación:
- Prima de servicios: $1.000.000 x 8.33% = $83.300
- Cesantías: $1.000.000 x 8.33% = $83.300
- Intereses sobre las cesantías: $83.300 x 12% = $10.000
- Vacaciones: $1.000.000 x 4.17% = $41.700
De este modo, cada mes el empleador deberá cargar una cuenta por pagar a favor del empleado con los respectivos conceptos, una vez llegue el día de pagar una de las prestaciones, por ejemplo la prima de servicios, el empleador deberá pagar la totalidad de lo adeudado al empleado según el resultado de la fórmula correspondiente y será necesario realizar un ajuste contable, puesto que este valor no será igual a lo provisionado.
¿Cómo se debe contabilizar la provisión de nómina?
El proceso de contabilización de la provisión de la nómina obedece al principio de causación, es decir, el empleador debe reconocer que nace un gasto y de este se deriva una cuenta por pagar, por ejemplo, en el caso de las cesantías el empleador deberá reconocer los $83.300 como un gasto de nómina en la cuenta 510530 como un débito contra la cuenta de provisiones 261005 en el crédito y, así sucesivamente con las demás provisiones.
Ajuste contable por la diferencia entre la provisión y lo liquidado
Al momento de realizar la liquidación de las prestaciones sociales el encargado de efectuar la operación se encontrará con que el valor de lo liquidado no es igual al valor provisionado, generalmente esto no es una diferencia significativa, pero dejaría valores residuales dentro de la contabilidad.
Para ejemplificar lo anterior, retomando el caso de una persona que devenga un salario mínimo, si se realiza la provisión de las vacaciones por un año, lo que sería $41.700 x 12 = $500.400 “según el ejemplo anterior”, pero al realizar la liquidación bajo la fórmula que se debe usar ((salario*días) laborados)/ 720, el resultado será $500.000 y, por ende, dejará una diferencia de $400.
Esta diferencia deberá ajustarse dentro de la contabilidad, puesto que el empleador deberá pagar a su empleador el resultado de la fórmula, más no la sumatoria de las provisiones, por lo cual, podrán presentarse dos casos:
- Provisión mayor al valor pagado: Se deberá debitar el excedente de la provisión contra un ingreso.
- Provisión menor al valor pagado: En este caso se deberá acreditar el excedente en la cuenta de provisiones contra una cuenta del gasto.
