La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado del impuesto de renta, es decir, que realmente no se trata de un impuesto, sino de un anticipo frente al impuesto que se debe pagar al obtener un ingreso.
Se denomina retención, puesto que el comprador retiene parte del valor que debe pagar al vendedor, y en la fuente, porque se presenta en el inicio del hecho económico.
La retención en la fuente ayuda a la Dian a realizar un recaudo anticipado de los impuestos, se asume que las empresas deberían guardar el valor a pagar de los impuestos hasta que llegue la fecha de pago, pero realmente esto no sucede, y cancelar todo el impuesto de un año o de un periodo es más difícil.
De esta manera la retención en la fuente ayuda a las empresas a disminuir la posibilidad de no tener el capital para pagar los impuestos y a la Dian a no tener que esperar hasta la fecha límite para recibir el pago, brindándole mayor liquidez a la organización.
Elementos de la retención en la fuente
Con base en la normatividad colombiana, los siguientes son los elementos que deben estar presentes dentro del proceso de retención en la fuente:
1. Sujeto pasivo de la retención en la fuente
El sujeto pasivo es la empresa a la cual se le aplica la retención, dicho de otra manera, es la persona que vende el producto o presta el servicio y por ende percibe un ingreso, por tal razón es quien debe pagar el impuesto, en este caso será el sujeto de anticipo del impuesto.
2. Agente de retención
Es el comprador, encargado de aplicar la retención en el momento en el que se genera el hecho económico, a la hora de contabilizar la compra o realizar el pago debe descontar el porcentaje correspondiente a la retención en la fuente y por ende pagará un valor menor al vendedor, pero el valor retenido debe ser cancelado a la Dian.
Este agente de retención posee unas obligaciones frente a la Dian, las cuales son:
- Declarar y pagar el valor retenido.
- Generar un certificado de retención cuando el sujeto pasivo lo requiera.
- Responder por los valores no pagados o que no se retuvieron cuando existía la obligación de hacerlo.
3. Pago o abono
El valor total sobre el cual se realiza la operación o venta.
4. Base de retención.
La base de retención es el monto que se encuentra sujeto a retención, la base de retención es el valor de la compra o del servicio antes de impuestos, es decir que la base no incluye impuestos como el iva o ica.
Referente a la base de retención, hay que tener en cuenta que existen conceptos que poseen una base mínima de retención, según la ley, lo que quiere decir que si un hecho económico no supera ese monto, no se le deberá aplicar la retención en la fuente.
5. Tarifa de retención
Este concepto hace referencia al porcentaje que se aplica a la base, el resultado es el valor que se debe retener al vendedor.
6. La retención
Es la denominación que recibe la actividad económica o hecho efectuado que origina la retención, puesto que se encuentra cumpliendo con los requisitos para aplicarse, por ejemplo, cuando se presta un servicio de honorarios, se debe realizar una retención en la fuente por concepto de honorarios, cuando se realiza una compra, se denomina retención en la fuente por concepto de compras.
¿Quiénes son los agentes de retención?
Los agentes de retención o personas encargadas de retener al momento de comprar, se encuentran estipulados en el artículo 368 del Estatuto Tributario:
- Las entidades de derecho público
- Los fondos de inversión
- Los fondos de valores
- Los fondos de pensiones de jubilación e invalidez
- Los consorcios
- Las comunidades organizadas
- Las uniones temporales y las demás personas naturales o jurídicas sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente.
Con base a lo anterior se deduce que todas las personas jurídicas deben actuar como agentes de retención en la fuente, pero adicionalmente el artículo 368-2 del E.T, también hace mención que:
Todas las personas naturales que se cataloguen como comerciantes y que el año gravable anterior presenten un patrimonio o ingresos brutos superiores a los 30.000 UVT, están en la obligación de actuar como agentes de retención en la fuente.
Artículo de interés: Retención en la fuente por comprar acumuladas
Tablas de retención en la fuente
En el siguiente listado podrá encontrar las tablas de retención en la fuente de los años más recientes, las cuales incluyen las tarifas y bases:
Ejemplo de retención en la fuente
Para comprender mejor el tema, es necesario ver un ejemplo en el que se aplique la teoría vista:
- La compañía Leeg S.A.S le compra mercancías grabadas a la compañía Ales S.A por valor de $5.000.000.
Debemos empezar por determinar qué tipo de compra se realiza con base a la tabla de retención en la fuente, podremos clasificar la compra en la categoría de compras generales, de esta manera podemos ver en la tabla del año 2021 que se debe practicar retención en la fuente a las compras superiores a $988.000, debido a que la compra del ejemplo supera el monto, debemos proceder a aplicar la tarifa, que según la tabla es del 2.5% para declarantes, la operación es la siguiente:
- 5.000.000 X 2.5% = $125.000
El valor que debe retener el comprador, es decir, la compañía Leeg es de $125.000, por ende, solo deberá pagar $4.875.000 a la empresa Ales, ¿Pero entonces que sucede con los $125.000?
¿Qué debe hacer el agente retenedor con el dinero retenido?
Cuando el agente retenedor practica la retención en la fuente a una empresa, como se vio en el ejemplo, este se queda con el valor de la retención, pero este valor debe ser pagado a la DIAN por parte del agente retenedor por medio de la declaración mensual de retención en la fuente, en donde cada mes debe estipular las retenciones practicadas sumarlas y pagarlas a la DIAN mediante el formulario 350.
Cuando llegue la época de declaraciones de renta, todas las personas y empresas a las que les practicó retención en la fuente, empezarán a solicitar un certificado al agente retenedor sobre el valor retenido, el agente retenedor debe realizar un documento en donde certifique toda la suma que retuvo a la persona durante el periodo.
