Las cesantías son una prestación social que reciben los trabajadores por parte de sus empleados, la forma de pago de esta prestación dependerá de dos factores:
El primero caso consiste en el pago directo al empleado y se da cuando se termina el contrato laboral, con lo cual, se incluye el valor de las cesantías dentro de la liquidación, en un segundo escenario, las cesantías deben ser consignadas al fondo de cesantías del empleado, esto sucede cuando un empleado pasa el año vinculado a una empresa, es decir, cuando su contrato no termina el 31 de diciembre o antes, de este modo, las cesantías deben ser consignadas a más tardar el 15 de febrero del siguiente año o el día hábil anterior a esta fecha.
Una vez se consignan las cesantías al fondo, el empleado no podrá retirarlas si no cumple con uno de los requisitos que establece la ley, cabe resaltar que existen dos tipos de retiro.
Tipos de retiro de las cesantías
Las cesantías pueden ser retiradas bajo dos modelos principalmente:
- Retiro parcial: Esto sucede cuando el empleado retira las cesantías para uno de los motivos que establece la ley y que no requiere de todo el capital que tiene en el fondo, por ejemplo, para pagar un semestre universitario.
- Retiro total: Se presenta cuando el empleado requiere todo el capital que tiene en el fondo y puede hacerse por causas como terminación del contrato, fallecimiento del empleado, entre otros casos.
Requisitos para el retiro de cesantías
Como ya se mencionó, las cesantías se pueden retirar por distintos motivos y cada uno de estos tienen sus propios requisitos, los cuales serán expuestos a continuación:
Por terminación de contrato
En este caso será necesario cumplir con los siguientes requerimientos:
- Copia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150%.
- Copia de la carta de terminación de contrato firmada por el encargado y con sello de la empresa o un soporte de la liquidación con el respectivo membrete.
Cuando la empresa se encuentre liquidada, será necesario presentar una carta expresando que no se conoce la ubicación del empleador, y una prueba de que la empresa se liquidó expedida por la cámara de comercio.
Para compra de vivienda, remodelación o pago de impuesto predial
En el caso de querer retirar las cesantías para comprar vivienda o para remodelación, la documentación necesaria es:
- Copia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150%.
- Una carta expedida por la empresa donde labora, en donde se debe incluir:
- La persona que emite la carta, con firma y cargo.
- Nombre del empleado y su identificación.
- Expresar la finalidad que tendrá el retiro de las cesantías, en este caso para compra de vivienda, remodelación o pago del impuesto predial.
- Costo de la inversión.
- Nombres e identificación del beneficiario (puede ser un tercero o el mismo afiliado).
- Citar el artículo 21 de la ley 1429 de 2010.
Para estos casos el empleador deberá cumplir el papel de revisor, verificando que el dinero realmente sea invertido según lo expuesto por el empleado.
Para estudios propios
Cuando el empleado desea retirar las cesantías con el fin de pagar estudios propios, será necesario el siguiente documento:
- Una copia de la factura para pagar el semestre o periodo de estudio correspondiente, el cual debe estar a nombre del empleado.
Para estudios del cónyuge o hijo
Cuando el empleado desee pagar los estudios de sus hijos, cónyuge o compañera permanente, deberá anexar copia del registro de matrimonio, declaración juramentada donde se identifique el tiempo de convivencia o copia del registro civil para el caso de los hijos.
Para los empleados independientes
En este caso solo será necesario presentar una copia del documento de identidad ampliada al 150%, en caso de realizar la solicitud presencial se requiere presentar el documento original.
Otros casos especiales
Dentro de las posibilidades que se tienen para retirar las cesantías del fondo, también existen las siguientes opciones extraordinarias:
Prestación de servicio militar
- Carta emitida por el empleador donde se afirme que el empleador fue llamado a prestar el servicio militar.
- Fotocopia del documento ampliado al 150%.
Cuando se cambia de empleador
- Documento escrito por el antiguo empleador expresando lo sucedido.
- Fotocopia del documento ampliado al 150%.
Por cambio a la modalidad de salario integral
- Carta elaborada por el empleador donde se indique que cambió a la modalidad de salario integral y fecha desde que se realiza el cambio.
- Fotocopia del documento ampliado al 150%.
Por fallecimiento del empleado
En este caso solo los beneficiarios tendrán el derecho de adelantar el trámite, para lo cual será necesario llenar un formulario disponible en las oficinas de cada fondo de cesantías, también podrá ser requerida otra información para corroborar los datos.
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¿Cuánto debe consignar el empleador por concepto de cesantías?
El valor que debe consignar el empleador dependerá de los días laborados en el año y el salario del empleado, teniendo como punto de partida que máximo debería consignar lo equivalente a un año, puesto que las cesantías se causan hasta el 31 de diciembre de cada año.
El empleador deberá cancelar un mes de salario por cada año de trabajo, pero si el empleado no ha laborado un año completo deberá utilidad la fórmula (salario * días laborados) / 360 lo que daría como resultado el valor a consignar en el fondo.
Es necesario recordar que la cantidad de días a pagar son los que se encuentren comprendidos entre enero y diciembre solo de un año, no se deben incluir meses de otro año.
¿Qué sucede si el empleador no consigna las cesantías a tiempo?
Cuando el empleador no consigna las cesantías antes del plazo, es decir, el 15 de febrero o antes si no es un día hábil, deberá pagar una sanción moratoria que corresponde a un día de salario por cada día de retraso, tomando como base el último salario recibido por el empleado.
Con base en la afirmación anterior, se infiere que, cuando el empleador esté en mora en más de un periodo “más de un año”, el cálculo deberá realizarse sumando la cantidad de días totales transcurridos por todos los periodos de mora y luego determinar el valor a pagar dependiendo del salario actual del empleado y no el salario que tenía en cada periodo por el cual se presentó el retraso.
