Cuando una persona natural presenta una cuenta de cobro a una empresa, esta deberá indicar cuáles son sus factores que se podrán detraer para disminuir la base de la retención en la fuente que le será aplicada, dentro de ello, se incluye el pago de los aportes a la seguridad social, motivo por el cual, puede existir la duda sobre si es necesaria la presentación del documento físico que respalda dicho pago para que pueda ser incluido en la depuración.
Soporte de los factores de depuración de la base de retención en la fuente
Según lo establecido dentro del inciso 3 del artículo 771-2 del E.T., los factores de depuración de la base calculada para aplicar la retención en la fuente, deben encontrarse debidamente soportados anexos a la factura o documento equivalente que presente el trabajador, siempre que los ingresos objeto de la retención no sean provenientes de una relación laboral.
De este modo, será necesario soportar los conceptos como: Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, las deducciones de las que trata el artículo 387 del E.T., y las rentas exentas.
Verificación de los pagos a la seguridad social por medio de plataformas
Para complementar lo anteriormente expuesto, es necesario mencionar lo establecido dentro del artículo 24 del Decreto Ley 2106 de 2019 donde se incorporaron medidas para reducir algunos requisitos que se consideran innecesarios en la administración pública, en lo pertinente al tema tratado se dispone que:
Se añade el parágrafo 4 al artículo 50 de la ley 789 de 2002, donde se indica que el contratante podrá verificar por medio de las plataformas tecnológicas dispuestas por el Ministerio de Salud y Protección Social, lo relacionado con el pago de la seguridad social y, por ende, no será necesario solicitar o anexar documentos físicos que respalden dichos pagos.
¿Es aceptada la verificación en línea de los pagos?
Cabe señalar que el citado artículo 24 del Decreto Ley 2106 de 2019 tan solo se limita a establecer que se podrá “verificar el pago en línea”, pero cuando se trata de la depuración de la base para aplicar la retención en la fuente, el inciso quinto del artículo 388 del Estatuto Tributario busca que la persona que practica la retención obtenga el material probatorio para realizar la depuración.
La UGPP también se pronunció mediante el oficio de radicación No. 2021112000302151 del 16 de febrero de 2021, donde se indica que la finalidad del Decreto es simplificar un trámite a cargo de los contratistas, limitándose únicamente a ello, con lo cual se sobreentiende que no se expande a otras reglamentaciones o requerimientos.
En conclusión, el agente de retención deberá solicitar el pago de la seguridad social al contratista para proceder con la depuración de la base de la retención en la fuente, no bastará solo con realizar una verificación por internet.
